La feuille de présence de l’assemblée générale des copropriétaires

La feuille de présence à l’Assemblée Générales des copropriétaires est un document important. Sa seule absence peut justifier l’annulation de l’AG.

C’est pourquoi, dès le début de l’AG, la feuille de présence doit être signée par toutes les personnes présentes. Les personnes munies d’un mandat pour représenter un copropriétaire absent, signent en son nom et joignent leur pouvoir à la feuille de présence.

C’est à partir de cette feuille que le président de séance peut établir le décompte des présents et représentés, ainsi que la liste des absents à l’AG des copropriétaires.

Descriptif de la feuille de présence de l'assemblée générale des copropriétaires préparée par le syndic : La feuille de présence comporte le titre, la date et le lieu de l'assemblée générale ;

• Les coordonnées (nom et adresse) du syndicat de la copropriété ;
• Les coordonnées  du syndic ;
• Les informations relatives aux copropriétaires (nom, prénom, adresse) ;
• La liste et le numéro des lots appartenant à chacun des copropriétaires ;
• La date d'entrée pour chacun des lots ;
• Le nombre de tantièmes attaché à chacun des lots ;
• Un espace vide devant chaque nom permettant aux copropriétaires de signer la feuille de présence ;

Au commencement de la réunion, l'assemblée générale des copropriétaires désigne son président de séance (qui ne peut être le syndic) et le bureau. Le cas échéant un ou plusieurs scrutateurs (certains règlements de copropriété l’imposent), à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés.

Le président de séance vérifie la feuille de présence et veille à la régularité des votes.

La tenue de l’assemblée générale des copropriétaires

• L’attention des copropriétaires est attirée sur la nécessité d’assister aux AG, pour participer activement à la vie de la copropriété ;
• Il est de la responsabilité du syndic de réunir au moins une fois par an l’assemblée générales des copropriétaires ;
• Le syndic détenteur des archives du syndicat de copropriété est généralement le secrétaire de séance. Il vérifie :Le syndic invite le président à ouvrir la séance ;
  • Les éventuels changements d’adresse des copropriétaires et modifie la feuille de présence dans ce sens
  • Les mutations ayant pu intervenir depuis l’envoi des convocations à l’AG
  • Le nombre de voies dont dispose chaque copropriétaire
  • La validité des délégations de vote
  • L’attribution et la remise des mandats reçus en blanc aux copropriétaires présents
  • Que les désignations d’un président et d’un bureau sont conformes au règlement de la copropriété et, valide l’inscription de ces désignations au procès-verbal de l’AG
• Si un copropriétaire doit quitter l’assemblée au cours de la séance, le syndic veille à l’inscription de ce départ au PV et l’assure l’éventuel transfert de droit de vote par un pouvoir remis à un copropriétaire présent ;
• La feuille de présence certifiée par le président, sera annexée au compte rendu de séance sera conservée dans le registre des procès-verbaux des assemblées.